Anlage V für Hausverwaltungen: So bereiten Sie die Steuerdaten Ihrer Auftraggeber fehlerfrei vor

Die Rolle der Verwaltung bei der Anlage V

Die Anlage V (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) ist Bestandteil der Einkommensteuererklärung jedes Vermieters. Die Verwaltung erstellt die Anlage V nicht selbst und reicht sie auch nicht beim Finanzamt ein. Das macht der Eigentümer oder sein Steuerberater.

Die Verwaltung liefert aber die Daten. Mieteinnahmen, Betriebskosten, Instandhaltungsausgaben, Verwaltungskosten – all diese Zahlen kommen aus der Verwaltung. Der Steuerberater des Eigentümers nimmt diese Daten und ordnet sie den richtigen Zeilen der Anlage V zu.

In der Praxis funktioniert das oft so: Die Verwaltung schickt dem Eigentümer eine Jahresabrechnung, der Eigentümer gibt sie an seinen Steuerberater weiter, der Steuerberater fragt nach, welche Kosten in welche Kategorie gehören. Rückfragen, Korrekturen, nochmalige Zuordnung. Bei 15 Auftraggebern mit unterschiedlichen Objekten läuft dieser Prozess 15 Mal.

Je besser die Daten aufbereitet sind, desto weniger Rückfragen gibt es. Das spart Zeit auf allen Seiten.

Die drei Formulare seit 2023

Seit dem Steuerjahr 2023 gibt es nicht mehr eine Anlage V, sondern drei. Die klassische Anlage V gilt für reguläre Wohnraumvermietung. Die Anlage V-FeWo ist für Ferienwohnungen und kurzfristige Vermietung. Die Anlage V-Sonstige erfasst sonstige Vermietungseinkünfte, etwa aus der Vermietung von Garagen, Stellplätzen oder unbebauten Grundstücken.

Für die meisten Hausverwaltungen ist die reguläre Anlage V das Hauptformular. Wenn Ihr Portfolio aber Ferienwohnungen oder vermietete Stellplätze enthält, müssen Sie wissen, welche Einnahmen und Ausgaben in welches Formular gehören. Eine falsche Zuordnung führt dazu, dass der Steuerberater die Daten umschichten muss.

Prüfen Sie pro Eigentümer, welche Formulare relevant sind. Ein Eigentümer mit drei Mietwohnungen und einer Ferienwohnung braucht die Anlage V und die Anlage V-FeWo. Die Daten müssen getrennt aufbereitet werden.

Die wichtigsten Werbungskosten-Kategorien

Die Anlage V enthält über 50 Zeilen für Einnahmen und Werbungskosten. Für Verwaltungen sind die Werbungskosten der komplexere Teil, weil sie korrekt kategorisiert werden müssen.

Absetzung für Abnutzung (AfA) ist die jährliche Abschreibung des Gebäudes. Die Verwaltung liefert hier in der Regel keine Daten, weil die AfA vom Steuerberater auf Basis des Kaufpreises berechnet wird. Relevant wird es nur, wenn nachträgliche Herstellungskosten anfallen, die in die Bemessungsgrundlage einfließen.

Schuldzinsen sind die Zinsen für Immobilienkredite. Auch hier liefert die Verwaltung normalerweise keine Daten, es sei denn, die Verwaltung führt die Bankkonten des Eigentümers.

Grundsteuer ist eine umlagefähige Betriebskostenart, erscheint aber auch als Werbungskosten in der Anlage V. Die Verwaltung kennt den Betrag, weil sie die Grundsteuer für den Eigentümer bezahlt.

Versicherungen (Gebäudeversicherung, Haftpflicht) sind sowohl Betriebskosten als auch Werbungskosten. Die Verwaltung hat diese Daten.

Erhaltungsaufwand umfasst alle Maßnahmen, die das Gebäude in seinem bestehenden Zustand erhalten. Reparaturen, Instandsetzungen, Wartungsarbeiten. Diese sind sofort in voller Höhe als Werbungskosten absetzbar.

Verwaltungskosten sind die Kosten für die Hausverwaltung selbst. Sie sind nicht auf Mieter umlagefähig, aber als Werbungskosten des Eigentümers absetzbar. Die Verwaltung kennt diesen Betrag genau, es ist die eigene Vergütung.

Nicht umlagefähige Betriebskosten sind Kosten, die der Eigentümer nicht auf Mieter umlegen kann. Sie sind ebenfalls als Werbungskosten absetzbar.

Erhaltungsaufwand vs. Herstellungskosten: Die häufigste Fehlzuordnung

Die Unterscheidung zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten ist in der Praxis die größte Fehlerquelle bei der Datenaufbereitung für die Anlage V.

Erhaltungsaufwand ist sofort und vollständig absetzbar. Herstellungskosten müssen über die Nutzungsdauer des Gebäudes abgeschrieben werden, in der Regel über 40 oder 50 Jahre. Der Unterschied für den Eigentümer ist erheblich: 10.000 Euro Erhaltungsaufwand reduzieren die Steuerlast sofort um 3.000 bis 4.500 Euro (je nach Steuersatz). 10.000 Euro Herstellungskosten reduzieren die Steuerlast um 50 bis 67 Euro pro Jahr.

Die Abgrenzung ist nicht immer einfach. Erhaltungsaufwand liegt vor, wenn etwas Bestehendes repariert oder erneuert wird, ohne dass die Substanz oder der Standard des Gebäudes wesentlich verbessert wird. Herstellungskosten entstehen, wenn etwas Neues geschaffen wird oder der Standard des Gebäudes erheblich gehoben wird.

Beispiele: Der Austausch einer defekten Heizungsanlage gegen eine gleichwertige neue Anlage ist Erhaltungsaufwand. Der Einbau einer Fußbodenheizung in einem Gebäude, das vorher nur Heizkörper hatte, ist Herstellungsaufwand. Die Erneuerung des Badezimmers mit gleichwertigem Standard ist Erhaltungsaufwand. Der Einbau eines zusätzlichen Badezimmers ist Herstellungsaufwand.

Besonders heikel sind umfassende Modernisierungen. Wenn innerhalb von drei Jahren nach dem Erwerb mehr als 15 % der Gebäudeanschaffungskosten für Instandsetzung und Modernisierung aufgewendet werden, behandelt das Finanzamt alle Kosten als anschaffungsnahe Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Das ist eine Falle, die nicht die Verwaltung verantwortet, die aber die Verwaltung kennen sollte.

Für die Datenaufbereitung heißt das: Dokumentieren Sie bei jeder größeren Maßnahme, ob sie den Standard hebt oder den bestehenden Zustand erhält. Der Steuerberater braucht diese Einschätzung, um die korrekte Zuordnung vorzunehmen.

Daten so aufbereiten, dass der Steuerberater nicht nachfragen muss

Ein guter Datensatz für den Steuerberater enthält folgende Elemente pro Objekt: eine Aufstellung aller Mieteinnahmen (brutto, nach Mieter aufgeschlüsselt), eine Aufstellung aller Betriebskosten (nach Kostenart, mit Unterscheidung umlagefähig / nicht umlagefähig), eine Aufstellung aller Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen (mit Beschreibung der Maßnahme, Betrag und Einschätzung Erhaltung / Herstellung) sowie die Verwaltervergütung.

Der Schlüssel liegt in der Trennung. Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten getrennt ausweisen. Erhaltungsaufwand und mögliche Herstellungskosten getrennt ausweisen. Einnahmen pro Mieter und Monat, damit der Steuerberater Leerstandsmonate erkennen kann.

Wenn Sie diese Trennung bereits in Ihrer laufenden Buchhaltung abbilden, ist die Jahresaufstellung eine Exportfunktion. Wenn Sie die Trennung erst bei der Jahresaufstellung vornehmen müssen, beginnt die eigentliche Arbeit.

15 Auftraggeber, 15 verschiedene Konstellationen

Die Herausforderung bei mehreren Auftraggebern ist nicht die einzelne Aufstellung, sondern die Vielfalt. Eigentümer A hat ein Gebäude mit 8 Wohnungen und einem Gewerbe. Eigentümer B hat zwei Gebäude in verschiedenen Städten. Eigentümer C hat eine vermietete Eigentumswohnung in einer WEG, die Sie verwalten.

Jede Konstellation hat eigene steuerliche Besonderheiten. Das Gewerbe bei Eigentümer A muss in der Anlage V separat ausgewiesen werden. Die zwei Gebäude bei Eigentümer B werden auf zwei separaten Anlage-V-Formularen erklärt, eines pro Objekt. Die Eigentumswohnung bei Eigentümer C wird als einzelnes Objekt behandelt, wobei die WEG-Abrechnung die Grundlage für die Betriebskosten bildet.

Ein systematischer Ansatz: Erstellen Sie pro Auftraggeber ein Profil, das die Objektstruktur, die steuerlich relevanten Besonderheiten und den Datenlieferungsweg zum Steuerberater dokumentiert. So vermeiden Sie, jedes Jahr aufs Neue zu überlegen, was wohin gehört.

Warum noch kein Tool die Anlage V vollständig abbildet

Es gibt aktuell keine Verwaltungssoftware, die die Anlage V als fertiges Formular ausgibt. Alle Softwarelösungen, auch die besten am Markt, exportieren lediglich Daten in Form von CSV-Dateien oder PDF-Zusammenfassungen. Der Steuerberater übernimmt dann die Zuordnung zu den einzelnen Zeilen.

Der Grund: Die Anlage V ist ein Steuerformular, und die korrekte Zuordnung zu den Zeilen erfordert steuerliches Fachwissen, das über die Kompetenz einer Verwaltungssoftware hinausgeht. Hinzu kommt, dass die elektronische Übermittlung über ELSTER die ERiC-Bibliothek des Finanzamts erfordert, deren Integration technisch aufwendig ist.

Für Verwaltungen heißt das: Der beste Weg ist ein Export, der so strukturiert ist, dass der Steuerberater die Daten direkt übernehmen kann, ohne sie erst sortieren zu müssen.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.

Steuerdaten klar aufbereitet, nicht raten lassen

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