Fernablesbare Messtechnik: Was Hausverwaltungen bis Ende 2026 umstellen müssen

Die Frist: Was genau bis Ende 2026 passieren muss

Die novellierte Heizkostenverordnung (HeizkostenV) schreibt vor, dass bis zum 31. Dezember 2026 alle Messgeräte zur Erfassung des Wärme- und Warmwasserverbrauchs fernablesbar sein müssen. Das betrifft Heizkostenverteiler, Wärmezähler und Warmwasserzähler.

Ab dem 1. Januar 2027 dürfen nur noch fernablesbare Geräte im Einsatz sein. Nicht fernablesbare Geräte, die vor 2027 eingebaut wurden, müssen bis dahin ausgetauscht oder nachgerüstet werden. Eine Verlängerung der Frist ist nicht vorgesehen.

Für Hausverwaltungen ist das kein rein technisches Thema. Die Umstellung betrifft die Koordination mit Messdienstleistern, die Abstimmung mit Eigentümern über die Kosten, die Terminierung der Installation in bewohnten Wohnungen und die anschließende Integration der Verbrauchsdaten in die Abrechnung.

Was "fernablesbar" konkret bedeutet

Fernablesbar heißt: Das Messgerät überträgt seine Daten per Funk, ohne dass ein Ableser die Wohnung betreten muss. Die Übertragung kann über verschiedene Technologien erfolgen. Üblich sind Walk-by (ein Ableser fährt mit einem Empfänger am Gebäude vorbei), Drive-by (dasselbe, aber im Fahrzeug) oder stationäre Funknetze, bei denen ein fest installierter Empfänger die Daten automatisch sammelt.

Stationäre Funknetze sind die Voraussetzung für eine echte Automatisierung. Nur damit können Verbrauchsdaten monatlich oder sogar täglich ausgelesen werden, ohne dass jemand vor Ort sein muss. Walk-by und Drive-by erfordern weiterhin regelmäßige Fahrten.

Betroffen sind drei Gerätetypen: Heizkostenverteiler, die an Heizkörpern montiert sind und den anteiligen Wärmeverbrauch messen. Wärmezähler, die den tatsächlichen Energieverbrauch in kWh messen, typisch bei Fußbodenheizungen. Und Warmwasserzähler, die den Warmwasserverbrauch pro Wohneinheit erfassen.

Kaltwasserzähler fallen nicht unter die HeizkostenV, können aber ebenfalls fernablesbar sein. Viele Verwaltungen nutzen die Umstellung, um auch Kaltwasserzähler gleich mitzutauschen.

Die drei großen Messdienstleister im Vergleich

Der deutsche Markt für Messdienstleistungen wird von drei Unternehmen dominiert: Techem, ista und Brunata-Metrona. Zusammen decken sie 70 bis 80 % des Marktes ab. Alle drei bieten fernablesbare Geräte und die zugehörige Ablesung an.

Techem bietet eine REST-basierte API, über die Verbrauchsdaten programmatisch abgerufen werden können. Das ist für Verwaltungssoftware relevant, weil Daten automatisiert importiert werden können. Techem bietet auch ein eigenes Webportal für die manuelle Einsicht.

ista setzt auf ein Portal-basiertes Modell mit Datenexport. Die Verbrauchsdaten können als Dateien heruntergeladen werden, unter anderem im ARGE-Standardformat E898. Seit kurzem bietet ista auch API-Zugänge für größere Kunden an, die Verfügbarkeit variiert aber regional.

Brunata-Metrona arbeitet ebenfalls mit Portal und Datenexport. Der ARGE-Standard E898 wird unterstützt. Die regionale Struktur von Brunata-Metrona (verschiedene eigenständige Gesellschaften in verschiedenen Regionen) kann die Zusammenarbeit für Verwaltungen mit bundesweitem Portfolio erschweren.

Der ARGE-HeiWaKo-Standard E898 ist das branchenübliche Datenaustauschformat. Es definiert, wie Verbrauchsdaten, Gerätestammdaten und Nutzerdaten zwischen Messdienstleistern und Verwaltungssoftware ausgetauscht werden. Wenn Ihre Software den E898-Import unterstützt, können Sie Daten von allen drei Anbietern verarbeiten.

Was die Umstellung kostet und wer zahlt

Die Kosten für die Umstellung variieren je nach Gebäude, Gerätetyp und Messdienstleister. Grobe Richtwerte: Ein fernablesbarer Heizkostenverteiler kostet inklusive Montage 25 bis 45 Euro pro Gerät. Ein Wärmezähler 80 bis 150 Euro. Ein Warmwasserzähler 60 bis 120 Euro.

Für ein Mehrfamilienhaus mit 12 Wohnungen und jeweils 4 Heizkörpern, einem Wärmezähler und einem Warmwasserzähler pro Wohnung liegen die Gesamtkosten bei etwa 2.500 bis 5.000 Euro.

Die Kosten trägt der Gebäudeeigentümer, nicht der Mieter. Die laufenden Kosten für die Ablesung und Abrechnung durch den Messdienstleister sind allerdings als Betriebskosten umlagefähig. Das ist wichtig für die Kommunikation mit Eigentümern: Die Einmalkosten sind Investition, die laufenden Kosten werden umgelegt.

Für Verwaltungen bedeutet das: Sie müssen den Eigentümer über die Pflicht informieren, Angebote einholen und die Entscheidung herbeiführen. Bei WEG-verwalteten Objekten brauchen Sie einen Beschluss der Eigentümerversammlung.

Monatliche Verbrauchsinformation: Was sie enthalten muss

Seit 2022 gilt eine weitere Pflicht aus der HeizkostenV: Für Gebäude mit fernablesbaren Geräten muss der Vermieter den Mietern eine monatliche unterjährige Verbrauchsinformation (uVi) zur Verfügung stellen.

Die uVi muss drei Angaben enthalten: den Verbrauch des aktuellen Monats, einen Vergleich mit demselben Monat des Vorjahres und einen Vergleich mit einem durchschnittlichen Nutzer. Die Information muss dem Mieter kostenlos und in verständlicher Form zugehen, zum Beispiel per E-Mail, über ein Webportal oder als Aushang.

In der Praxis übernehmen die meisten Messdienstleister die Erstellung und den Versand der uVi. Das ist im Dienstleistungsvertrag enthalten oder kann als Zusatzleistung beauftragt werden. Für Verwaltungen ist es wichtig, dass dieser Punkt im Vertrag mit dem Messdienstleister geregelt ist. Denn die Pflicht liegt beim Vermieter, nicht beim Messdienstleister. Wenn der Messdienstleister die uVi nicht liefert, ist der Vermieter trotzdem verantwortlich.

Für eine Verwaltung mit 15 Gebäuden und 200 Mietparteien bedeutet das: 200 monatliche Informationsschreiben. Ohne Automatisierung ist das nicht wirtschaftlich.

Was passiert, wenn die Frist verpasst wird

Wenn zum 1. Januar 2027 noch nicht alle Geräte fernablesbar sind, hat der Mieter das Recht, seinen Anteil an den Heizkosten pauschal um 3 % zu kürzen. Das Kürzungsrecht gilt für jedes Jahr, in dem nicht fernablesbare Geräte im Einsatz sind.

Die 3 % beziehen sich auf die gesamten Heizkosten des Mieters, nicht nur auf die Gerätekosten. Bei durchschnittlichen Heizkosten von 1.200 Euro pro Jahr und Wohnung sind das 36 Euro pro Mieter und Jahr. Bei 200 Wohnungen summiert sich das auf 7.200 Euro jährlich, die der Vermieter verliert.

Zusätzlich besteht ein Bußgeldrisiko. Die HeizkostenV sieht Ordnungswidrigkeiten vor, die mit Geldbußen geahndet werden können. Die Höhe variiert nach Bundesland und Behörde.

Messdienstleisterdaten in die Verwaltungssoftware integrieren

Die technische Integration zwischen Messdienstleister und Verwaltungssoftware ist der Schlüssel zur Automatisierung. Ohne Integration müssen Sie Verbrauchsdaten manuell aus dem Messdienstleister-Portal exportieren und in Ihre Software importieren. Bei 15 Gebäuden und monatlicher uVi sind das 180 manuelle Importe pro Jahr.

Der ARGE-Standard E898 löst dieses Problem teilweise. Wenn Ihre Software den E898-Import unterstützt und Ihr Messdienstleister die Daten in diesem Format bereitstellt, können Sie den Prozess automatisieren. Noch besser ist eine direkte API-Anbindung, wie sie etwa Techem anbietet.

Prüfen Sie bei der Auswahl Ihres Messdienstleisters und Ihrer Software, ob eine Schnittstelle vorhanden ist. Fragen Sie konkret nach E898-Export, API-Zugang und automatisiertem Datenimport. Das spart langfristig mehr Zeit als der günstigste Gerätepreis.

Verbrauchsdaten automatisch erfassen und verarbeiten

Domily hilft Hausverwaltungen dabei, Verbrauchsdaten von Messdienstleistern automatisch zu importieren und in die Nebenkostenabrechnung zu integrieren. Der Import über den ARGE-Standard E898 ist geplant, ebenso die automatische Erstellung der monatlichen Verbrauchsinformation. Belegerfassung und Abrechnung im Detail · Kostenlos testen

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